Ben jij een proactieve en organisatorisch sterke professional die graag het verschil maakt? Zoek je een veelzijdige en dynamische rol waarin jouw talent écht tot zijn recht komt? Wil jij werken in een innovatieve en groeiende organisatie? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat doet Lamboo Medical?

Lamboo Medical is een familiebedrijf dat zich ontwikkeld heeft tot de meest toonaangevende producent van mobiele en modulaire oplossingen voor de gezondheidszorg. Wij bouwen o.a. mobiele MRI-trailers, mobiele CT-scan trailers, modulaire PET/CT-units en mammografie trailers ten behoeve van borstkanker screening. De mobiele en modulaire oplossingen worden ‘custom made’ gebouwd in Zoetermeer en vervolgens overal ter wereld ingezet.

Doel van de functie

Als Office & Service Coördinator ben jij de drijvende kracht achter een georganiseerde en professionele werkomgeving. Je ondersteunt operationeel en organisatorisch op verschillende niveaus, zodat collega’s en directieleden zich volledig kunnen richten op hun kerntaken. Dankzij jouw inzet loopt het serviceproces vlekkeloos, worden bezoekers gastvrij ontvangen en zorg je ervoor dat projecten efficiënt verlopen. De Office Manager rapporteert aan de CFO.

Wat ga jij doen?

In deze veelzijdige en dynamische rol ben je een onmisbare schakel binnen onze organisatie. Je hebt een breed en afwisselend takenpakket, waarbij je zowel operationele als organisatorische ondersteuning biedt. Je werkzaamheden omvatten onder andere:

Receptie & Hospitality

• Je bent op bepaalde dagen het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en zorgt voor een gastvrije en professionele ontvangst.
• Je beheert inkomende telefoongesprekken en e-mails en zorgt ervoor dat vragen correct en efficiënt worden afgehandeld of doorgestuurd naar de juiste personen.
• Je draagt bij aan een representatieve en goed georganiseerde werkomgeving.

Service werkzaamheden

• Het beheren/ondersteunen van de informatiestroom in het serviceportaal, inclusief het waarborgen van een consistente inrichting voor zowel EU als UK.
• Het onderhouden van klantcontact bij eerste serviceaanvragen (first response tickets) en zorgen voor een snelle en professionele opvolging.
• Het opstellen van offertes voor ‘call outs’ die volgen uit het serviceportaal.
• Het verwerken van standaardinkopen in ons systeem en zorgen voor een correcte administratieve afhandeling.
• Het plannen en beheren van onderhoudsafspraken voor de service contracten binnen de EU.

 Ondersteunende en coördinerende taken

Afhankelijk van de behoefte en lopende initiatieven kunnen jouw taken onder andere bestaan uit:

• Het opstellen en uitwerken van notulen tijdens verschillende meetings (o.a. de ‘maandag meetings’).
• Het ondersteunen van de directie door bijv.
  • Het plannen en voorbereiden van vergaderingen, inclusief het opstellen van agenda’s en vergaderstukken, en het regelen van de juiste faciliteiten.
  • Het coördineren van organisatorische en administratieve taken, zoals het opstellen van rapportages en het voorbereiden van presentaties.
• Het ondersteunen van de Sales afdeling door bijv.
  • • Het maken van ‘manuals’ voor onze projecten.
    • Het geven van Sales Support bij o.a. opstellen offertes.
• Het coördineren en begeleiden van ISO-9001/14001-certificering en interne audits.
• Het coördineren van de kwartaalnieuwsbrief.
• Je denkt actief mee over verbeteringen binnen de organisatie of werkprocessen.

Wat neem jij mee?

• Je hebt een MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting;
• Een aantal jaren relevante werkervaring in een vergelijkbare functie
• Je bent zelfstandig, nauwkeurig en hebt een proactieve houding;
• Je bent communicatief sterk en beschikt over dienstverlenende vaardigheden;
• Je bent stressbestendig en kunt goed schakelen tussen verschillende taken;
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend in woord en geschrift
• Je hebt ervaring met MS Office en andere administratieve systemen;

Wat kan je van ons verwachten?

• Een dynamische werkomgeving binnen een groeiend en innovatief bedrijf;
• Een gezellig team met een open en informele werksfeer, waarin korte communicatielijnen centraal staan;
• Geen moment van verveling, lekker druk en veelzijdigheid aan werkzaamheden;
• Een goed salaris passend bij je achtergrond en deze functie binnen onze organisatie;
• Arbeidsvoorwaarden conform de CAO Metaal & Techniek – Carrosseriebedrijf;
• Een laptop en mobiele telefoon van de zaak.

Wil je meer informatie?

Neem dan contact op met Nicole Schalekamp (HR Manager) via telefoonnummer 06-22458107 of nicole@lamboo-medical.com

Enthousiast geworden?

Stuur dan je CV en motivatie naar careers@lamboo-medical.com. We kijken uit naar jouw sollicitatie en nemen snel contact met je op!